JPAニュース 2020年8月号

2020年8月15日

高野 文夫 NPO日本プレゼンテーション協会理事長

ZOOM会議のルール

1、「基本機能」の有効活の為にグランドルールを設ける

⼀⼈ひとりが会議に効果的に貢献できる環境を作るために、ビデオやマイクなどの基本機能を確認する際にグラウンドルールも設けるとよい。例えば以下のようなものだ。そうすることにより、バーチャル会議でも、互いがフラットな関係で運営できる。

・全員が⼀⼈ 1 画⾯で会議に参加し、ビデオをオンにする

・発⾔しない時は、マイクをミュートにする

・トラブルが起きたときは助けあう

 

2、「マイク機能」の有効活の為に発の仕にルールを設ける

ZOOM会議での参加者の発⾔は、通常の会議以上に制御しにくい。そこで、予め次のようなルールを設けておくのが有効です。

・発⾔の最初に「○○です」と名乗り、終わったら「以上です」と締めくくる

・他の⼈が発⾔している時は、相槌や笑いなど声は控える(発⾔が聞こえにくくなってしまうため)

・合意や同意は声を出す代わりに、映像で⾒えるようにボディランゲージや、掌挙げやナイスの親指シグナルを使う

3、「ビデオ機能」の有効活の為にボディランゲージの多を推奨する

ファシリテーター⾃⾝も⼼がける必要があるが、メンバーにも、ボディランゲージの多⽤を推奨するとよい。ZOOM等の遠隔会議では、表情の細かな変化までは⾒えにくく、反応がよく分からないことが多い。

そこで、⼤きなジェスチャーで感情を表現するよう、アドバイスしておくのが効果的です。拍⼿をする(⾳は鳴らないように)、⼿で丸を作る、いいねのポーズをする、⼿を振るなどで反応を⽰してもらうようにするのです。物理的に離れていても、参加者たちは⼀体感を感じやすくなるだろう。

4、「ホワイトボード機能」を有効活する為に議論のえる化で参画意識をめる

ZOOM等の会議においては、会話だけのやりとりでの議論では集中力の維持が難しいので、議論の⾒える化の必要性が対面会議以上にあります。

ファシリテーターがパワーポイント等を⾃分のパソコンで⽴ち上げ、その画⾯を参加者に共有し、参加者の発⾔を整理しながら書き留めることは必須です。

Zoom をはじめとしたサービスに実装されているホワイトボード機能を使うのも有効です。ホワイトボード上には、参加者⾃⾝がそれぞれのコメントを同時に書き込めるものも多い。

メンバーの会議への参加姿勢が最初は受け⾝だったとしても、書き込みや編集を⾃分の⼿を使って⾏うことで、参画意識を⾼めていくこともできます。

5、「チャット機能」の有効活の為に、説明等の最中でも質問やコメントの書き込みを奨励する

対面会議にはない、ZOOM会議ならではの機能と⾔えるのがチャット機能です。普段の会議では発⾔しにくいようなこともチャットなら⾔えるという参加者もいるだろう。説明やプレゼンの最中でも、どんどん質問やコメントを書き込んでもらうことです。

ただ、チャットひとつ書き込むにも序列を気にする会社もありますから、これらの要因は、これを機にできるだけシステム化して取っ払うのがよいだろう。

「誤字脱字は気にしなくて良い」などの独⾃のルールを作ったり、「3 分間で書き込もう」と時間を区切って書き込みによる参画や反応を促すのも良いだろう。また、書き込み後のファシリテーターの処理を円滑にするために、質問には「質問:」と付けて頂くのを鉄則にしたらよい。

ちなみにチャットで上がった質問やコメントなどは、全てその場で対応しなければならないわけではない。議論が⼀段落したところで時間をとって、全員で⽬を通したり、「こういう質問が来ていますが〇〇さんどうでしょうか」のように投げかけるのがよいだろう。

6、「ブレイクアウトルーム機能」の最大活の為に、時折グループ討議を

議論の活性化や創造化を追求する⼀⽅で、参加⼈数の多い会議において、すべての参加者に発⾔をしてもらうのは難しい。

通常の会議では、全体をいくつかの少⼈数に分けてグループ討議を⾏うことがあるが、ZOOMの遠隔会議でもブレイクアウトルーム機能を活⽤することで同じように実施することが可能です。

ただ、対⾯の会議と同様、⼀度グループ討議に分かれてしまうと、ファシリテーターによるコントロールは難しくなります。それぞれのグループの様⼦を確認したり、サポートをタイムリーに⾏ったりすることも頻繁にはできなくなります。

そこで、グループに分かれる前に議題とアウトプットイメージを明確に伝えることが重要です。ブレイクアウトルームのホワイトボードに、予め議題を書いて設定しておくことが望ましい。また、各グループでグループファシリテーターの役割を決めておくことも有効です。

 

それでは、2020年9月15日号にてお会いしましょう。

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