「正しい伝え方とは」理事見聞録#001

理事 古澤宏宜

みなさん、こんにちは。JPA理事の古澤です。

みなさんは人にモノゴトを伝える時、つまりはプレゼンテーションを行う時に、どのように話していますでしょうか。

「声の出し方」「身振り手振り」「PREP法(話す順序)」「資料の投影方法」「スライドのアニメーション」など

色々な観点で工夫をしながら私たちはプレゼンテーションを行い、モノゴトを相手に伝えようとします。

先ほど挙げた「相手にモノゴトを伝えるための工夫する観点」だけとっても、色々な書籍やセミナーが実施されています。おそらく、このコラムをご覧になっているあなたも1つぐらいは触れたことがあるのではないでしょうか。

元アナウンサー、元ラジオDJ、元トップセールスなど、様々な肩書の方が、それこそ様々な観点で「相手にモノゴトを伝える」ノウハウを、自信を持って提供されていらっしゃいます。

ではなぜ、これほどまで様々な観点が生まれるのでしょうか。「正しい“伝え方”とは」何でしょうか。

 

大切なのは相手に伝わること

前述の通り、様々な“伝え方”が溢れかえっている昨今ですが、目的はただ1つです。

それは、「自分の意図した通りに、相手に伝わること」です。ここで「自分の意図した通りに」と付け加えたのは、プレゼンテーションには、言葉や資料からは直接読み取れない「その後の“相手に期待する行動”の要素」が隠されている場合があるからです。

これについての詳細は、また別の機会に説明するとして、要するに「相手に伝わること」がすべてのプレゼンテーションにおける目的であることは、みなさんにもご理解いただけるかと思います。

プレゼンテーションに関する様々な書籍やセミナーがある中で、共通する目的には「相手に伝わること」となっているはずです。

 

自分視点での“伝え方”になるのはなぜ

「相手に伝わること」について考えてみましょう。例えば、あなたがとあるセミナーで“話し方”を学んだとしましょう。さて、あなたはその“話し方”を使ってご自身の想いをご両親にプレゼンテーションをするとします。

別の日には、ご友人に同じように想いをプレゼンテーションします。そしてまた別の日には子供に対して、そして外国の方に対してもプレゼンテーションを行い、ご自身の想いを伝えようとします。

さて、セミナーで学んだ“伝え方”はすべての場面でそのまま活用できるでしょうか。

おそらく、「聞き手によって“伝え方”を変える」と答えるのではないでしょうか。

その答えは正しく、「伝わるかどうか」は、プレゼンター側ではなく、むしろ聞き手の立場や性格などの特性に大きく依存します。

にもかかわらず、書籍やセミナーでは、「頑固なおじいちゃんに対する“伝え方”」や「子供に伝わるためのプレゼンテーション」,「政治家の方に対する“伝え方”」など、聞き手の立場に立ったものがほぼ無いと言えます。

ビジネスの観点から、聞き手の立場になったセミナー内容にしてしまうと顧客層が絞られてしまうため、致し方ない点はあるかもしれませんが、それでは「相手に伝わる正しい“伝え方”」がセミナーでは学べないということになってきてしまいます。

 

“聞き手”を事前に知ることの難しさ

聞き手のことを事前に知ることができれば、あなたはセミナーなどで学んできたプレゼンター主体の“伝え方”を活用しつつ、聞き手に合わせたプレゼンテーションを準備し、行うことができるでしょう。私自身も、とある外資系企業のコンサルタントとして働いていることもあり、お客様に提案のプレゼンテーションを行う場合には「今回の提案で気になっていることは何か」「どんな立場、性格の方がいらっしゃるのか」「ご出身はどこか」「趣味は何か」「NGワードはあるか」などを事前に確認し、ストーリーを変えたり、例え話を工夫したりしています。

しかし、ご想像の通り、報告会や登壇,講演など、聞き手が多ければ多いほど“相手の特性”を事前に知ることは難しく、同時にプレゼンテーションもどうすれば良いのか迷いが生じてきます。

この場合には、聞き手のことをある程度想定しながらプレゼンテーションをするしかなくなります。

私自身も、今この時点において「30代から40代の 社会人経験のある方」を聞き手として想定し、用語を選択しつつこのコラムを書いています。

 

その場で臨機応変に対応するためのスキルを身につける

みなさんは実際、プレゼンテーションを行った際に「聞き手の想いや立場が想定と違った」ということは無いでしょうか。また、そのために相手に伝わらず、プレゼンテーションがうまくいかなかったという経験はないでしょうか。

おそらく、みなさん何かしらの失敗をご経験していると思います。私自身ももちろん「そんな難しい用語を言われても私達の世代にはわからない」「文字が小さくて全然見えない」「我が校の偏差値(低い)に合わせた話し方をしてほしい」などと言われ、上手くいかなかったことは多々あります。

ただ一方で、プレゼンテーションを行っている最中に質問を受け、その後話し方を変えたり、

用語の解説を逐一いれたりすることで、上手く乗りきったこともあります。

つまり、事前に聞き手のことを知らなくても、プレゼンテーションの最中において「相手の顔色」や「冒頭に期待値を伺う」「理解したかの確認を挟む」などによりその場で臨機応変に対応できるようになることで、「正しい“伝え方”」にしていくことができます。

 

“心理学プレゼンテーション“という考え方

とはいえ、私たち日本人は、そのハイコンテクスト的な国民性からか、相手が話をしている途中で意見をすることが少なかったりします。そのため、プレゼンテーションが終わった後になって「結局よくわからなかった」「何となく理解できた」など、伝わっていない状況が多く見受けられます。ではどうすればよいでしょうか。

そこで私の行き着いた答えが“心理学的プレゼンテーション”という考え方です。

聞き手は、意見を言わずとも、表情や態度にも「伝わっているかどうか」「共感しているかどうか」が表れます。

これらをプレゼンテーションの途中においてもしっかりと捉え、「ご質問はありますか」「もう一度別の例でご説明します」「スライドを飛ばして先に結論からお伝えすることにします」など、臨機応変に対応することができます。このスキルが身につけば、プレゼンテーションの失敗、つまりは「相手に正しく伝わらない」という状況は大幅に減少します。

是非皆さんにも学び、磨いていただきたいスキルです。

 

では、どうすれば学べるのか・・・答えの1つは、私のセミナーをご受講いただくことでしょうか。

 

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以上

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